Der Zugriff auf die CDE erfolgt rollenbasiert, um in einem kollaborativem, digitalen Projektablauf den standardisierten Informationsaustausch prozessorientiert umzusetzen. Die typisierten BIM-Rollen sind nicht mit Personen gleichzusetzen. Die Verteilung der Verantwortlichkeiten und Rollen auf Personen wird projektspezifisch geklärt und richtet sich nach der Komplexität des Projektes.

Darüber hinaus ist mindestens die Kommunikation im Projekt mit den entsprechenden Objekten im Modell zu verknüpfen. Um die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Kommunikation zu gewährleisten, soll möglichst auf separate Kommunikation über E-Mail bzw. PDF-Dokumente außerhalb der CDE verzichtet werden.

Der Upload der Modelle soll grundsätzlich im standardisierten und offenen Datenformat IFC erfolgen. Dadurch wird eine unkomplizierte Nutzung der Modelldaten durch alle Projektbeteiligten sichergestellt und die wesentlichen Prozesse unterstützt.

Zur Abdeckung besonderer Anwendungsfälle (AwF) können proprietäre Originaldateien ergänzend für den Datenaustausch vereinbart werden. Die Austauschformate und dazugehörigen Schema- und / oder Programmversionen sind mit allen Beteiligten zu Projektbeginn abzustimmen (CAD-Handbuch, BIM-Abwicklungsplan).

Die Übergabe von Daten erfolgt zu definierten Zeitpunkten und in definierten Qualitäten. Je nach Projekttyp, Anwendungsfall und Projektphase werde unterschiedliche Anforderungen an die Modellinhalte gestellt. Diese werden auch als Informationsbedarfstiefe (Level of infomation Need = LOIN) bezeichnet und sind abgestimmt auf die im Anwendungsfall vorkommenden Prozesse.

Die Informationsbedarfstiefe (LOIN) gliedert sich in den Level of Geometry als geometrische Ausarbeitung der Bauteile, den Level of Information für den semantischen (alphanumerischen) Informationsgehalt der Bauteile und den Level of Documentation für die Zusatzdokumente der Dokumentation. Grundsätzlich entwickeln sich die geometrischen und semantischen Informationsbedarfe im Modell in Abhängigkeit der Projektphasen und unabhängig voneinander.

Neben der Eindeutigkeit der Informationsbereitstellung ist ein Ziel der LOIN, sich auf die grundlegend benötigten Informationen zu beschränken, um die Datenmodelle schlank - und damit performant in der Bearbeitung – zu behalten. Eine Überfrachtung von Modellen mit nicht benötigten Informationen ist zu vermeiden.

Technisch und inhaltlich begleitet wird die Übergabe der Modelle durch regelmäßige und geplante Koordinationsprüfungen zur Sicherung der Modellqualität (Quality Gates).

Im BIM-Abwicklungsplan ist dokumentiert, für welchen Anwendungsfall welche Informationen bereitzustellen sind, welche die Meilensteine der Informationsbereitstellung sind und welche Akteure wann die Informationen bereitstellen oder empfangen.

Es muss sichergestellt sein, dass die Projektbeteiligten im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen auch über die Beendigung des Projektes hinaus Zugriff auf die Daten haben.